In sintesi: una società di ingegneria che segue la sicurezza nei cantieri impiegava circa un’ora per assemblare e inviare ogni verbale di sopralluogo, tra foto da scaricare, modello Word ed email. Con i verbali di cantiere digitali lo stesso lavoro si chiude sul posto, dallo smartphone, in venti minuti al massimo: due terzi del tempo in meno e circa 20 ore di lavoro tecnico recuperate nel primo mese, su una trentina di verbali.
Il sopralluogo era finito. Il verbale, no.
C’era ancora da tornare in ufficio, scaricare le foto dal telefono, aprire il modello Word, incollarle una per una, ricopiare gli appunti presi su un foglio, salvare, allegare, scrivere l’email, inviare. Un’ora buona, per ogni verbale. E intanto c’era già un altro cantiere da visitare.
Se coordini la sicurezza in cantiere, o hai in azienda qualcuno che lo fa, questa scena la conosci. È la stessa di tanti lavori “di carta” che una PMI si porta dietro da anni: il lavoro vero si fa sul campo, ma si chiude da un’altra parte, più tardi, e due volte. Ti raccontiamo com’è andata quando abbiamo portato i verbali di cantiere digitali in una società di ingegneria, e soprattutto che cosa è cambiato nei numeri.
Prima: un’ora di lavoro manuale per ogni verbale
Il nostro cliente segue la sicurezza nei cantieri. Ogni sopralluogo produce un verbale, come richiede il D.Lgs 81/2008: chi era presente, quali lavorazioni erano in corso, che cosa non andava e che cosa è stato prescritto all’impresa.
Ce l’hanno raccontato così, passo per passo:
- andare in cantiere;
- prendere appunti su un foglio di carta;
- scattare le foto;
- tornare in ufficio;
- scaricare le foto sul computer;
- inserirle in un documento Word, insieme a tutte le note;
- inviare il documento per email, a mano, a chi doveva riceverlo.
Sette passaggi, quattro dei quali dopo aver lasciato il cantiere. Tutti manuali. Il risultato era corretto (anche se ogni tanto qualche errore sfuggiva a causa dell’attività manuale) , ma costava caro e questo costo non compare in nessun bilancio: ore di persone qualificate passate a ricopiare e impaginare.
Dopo: il verbale si chiude in cantiere, dallo smartphone
Non abbiamo cercato un software già pronto da adattare. Abbiamo guardato come lavoravano e abbiamo costruito lo strumento intorno a quel lavoro.
Oggi il coordinatore apre il verbale dal telefono, mentre è ancora in cantiere. Scrive le note e scatta le foto nello stesso passaggio: finiscono direttamente nel verbale, al posto giusto. Le prescrizioni rimaste aperte dalla volta precedente sono già lì, da confermare o chiudere.
Quando ha finito, il verbale è pronto. Non c’è niente da scaricare, niente da incollare, niente da ricordarsi. Tutto quello che prima si faceva a mano, in sequenza, ora succede da solo.
Il tempo risparmiato con i verbali di cantiere digitali
Questi sono i numeri, così come ce li ha riferiti il cliente dopo il primo mese di utilizzo.
Da circa 1 ora a 20 minuti al massimo per ogni verbale.
Due terzi del tempo in meno: si impiega un terzo di prima, spesso anche meno.
Circa 30 verbali prodotti nel primo mese.
Circa 20 ore di lavoro tecnico recuperate in un mese: due giornate e mezza.
Il conto è semplice: quaranta minuti risparmiati su ciascuno dei trenta verbali fanno venti ore. Venti ore che prima passavano davanti a un modello Word e che adesso tornano disponibili per il lavoro vero.
| Prima | Dopo | |
|---|---|---|
| Dove si chiude il verbale | In ufficio, dopo il rientro | In cantiere, dallo smartphone |
| Tempo per assemblarlo e inviarlo | Circa un’ora | Al massimo una ventina di minuti |
| Passaggi manuali | Sette, tra carta, computer, Word ed email | Uno solo: compilare |
| Foto | Scaricate e incollate una per una | Nel verbale mentre le scatti |
| Appunti | Presi su carta e poi ricopiati | Scritti una volta sola |
| Ritrovare un verbale di mesi fa | Cercare tra cartelle ed email | È nell’applicazione |
Gli altri vantaggi dell’automatismo, oltre al tempo
Il tempo è il numero che si vede per primo. Lavorando con il cliente, però, ci siamo accorti che non è l’unica cosa che è cambiata.
- Niente doppio lavoro. Note e foto si inseriscono una volta sola, nel momento in cui nascono. Sparisce la ribattitura, e con lei gli errori di chi ricopia.
- Il verbale è pronto quando serve. Si chiude sul posto, non quando si trova il tempo di rientrare in ufficio.
- Nessuna prescrizione dimenticata. Quelle rimaste aperte vengono riproposte nel verbale successivo: prima dipendeva dalla memoria di chi scriveva.
- Tutti i verbali hanno la stessa forma. Lo strumento guida la compilazione, quindi il risultato non cambia da una persona all’altra.
- Un archivio che si consulta davvero. Ogni verbale resta nell’applicazione e si ritrova in pochi istanti, senza cercare tra cartelle e vecchie email.
- Uno strumento usato da subito. Trenta verbali nel primo mese: lo hanno adottato le persone che stanno in cantiere, non è rimasto in un cassetto.
L’ultimo punto vale quanto il primo. Quanti software aziendali possono dire di essere stati usati davvero, da chi lavora sul campo, dopo trenta giorni?
Quanto valgono 20 ore al mese
Un software così non fa aumentare il fatturato da solo, e non te lo diremo. Fa un’altra cosa, più concreta: libera ore di persone qualificate.
Per dare un valore a quelle ore basta un conto che puoi fare anche tu. Prendi il costo orario di un tuo tecnico, o la tariffa a cui lo fatturi, e moltiplicalo per le ore recuperate ogni mese. Poi confrontalo con il costo del progetto: hai il tempo di rientro dell’investimento.
Quelle ore non sono sparite: sono tornate disponibili. Per un altro sopralluogo, per un altro cantiere, per il lavoro che il cliente paga. È capacità produttiva in più, ottenuta senza assumere e senza comprare un macchinario.
L’innovazione che non si compra a catalogo
Quando si parla di innovazione in azienda si pensa quasi sempre a qualcosa che si acquista: una macchina nuova, una linea più veloce. Molto più spesso il margine è nascosto nei passaggi che si fanno due volte. Il verbale ricopiato. L’ordine ribattuto dal foglio al gestionale. Il rapportino di intervento che aspetta il venerdì per essere trascritto.
Non serve un progetto enorme per recuperarlo. Serve qualcuno che si sieda accanto a chi fa quel lavoro e guardi dove si perde il tempo. In questo caso, alla seconda riunione c’era già un prototipo funzionante da toccare: abbiamo preferito far vedere una cosa vera piuttosto che descriverla. Se vuoi vedere com’è fatto lo strumento, lo raccontiamo nella pagina dedicata al software per verbali di cantiere.
Nella tua azienda, qual è il lavoro che si fa due volte?
Forse non sono i verbali. Forse sono i rapportini, le schede di collaudo, i preventivi, gli ordini. Il meccanismo è lo stesso: un dato nasce in un posto e viene ricopiato in un altro, a mano, da qualcuno che avrebbe di meglio da fare.
Raccontaci com’è il tuo. In venti minuti capiamo insieme quanto tempo ti costa oggi e se ha senso costruirci sopra uno strumento su misura. Prenota una call gratuita di 20 minuti: partiamo dal tuo processo, non da un catalogo.
Domande frequenti
Sono verbali di sopralluogo compilati direttamente in cantiere da smartphone o tablet, invece che su carta e poi in un documento Word. Note e foto entrano nel verbale mentre vengono raccolte, e il documento finale è pronto alla chiusura, senza passaggi in ufficio.
Nel caso che raccontiamo, il cliente è passato da circa un’ora a un massimo di venti minuti per verbale: due terzi del tempo in meno. Su una trentina di verbali al mese sono circa venti ore di lavoro tecnico recuperate. Il risparmio dipende da quanti passaggi manuali ha oggi il tuo processo.
No, ed è il motivo per cui lo strumento viene costruito su misura. Si parte da come lavorano oggi le persone e si tolgono i passaggi ripetuti: il sopralluogo resta lo stesso, sparisce il lavoro di ricopiatura in ufficio.
Sì. Prima di qualsiasi firma costruiamo un prototipo funzionante sul tuo processo, così valuti sul concreto e non su una promessa. La prima call di 20 minuti è gratuita e serve a capire insieme se ha senso partire.
