Il nostro company brain con Claude Code esiste davvero, e lo usiamo ogni giorno. È una cartella di file Markdown, aperta in Obsidian, che un agente AI legge e aggiorna: dentro ci sono clienti, progetti, procedure, decisioni prese mesi fa. Per una persona sola funziona benissimo.
Ad agosto abbiamo scritto perché lo stesso sistema crolla dentro un’azienda vera: permessi, versioni, risposte sbagliate che diventano verità ufficiale. Molti ci hanno risposto con la stessa domanda. Va bene, e allora come si fa?
Questa è la risposta. Si chiama Vidimo, l’abbiamo sviluppato noi, e non è il nostro company brain con un’interfaccia sopra. È un’altra cosa, progettata partendo proprio dai punti in cui la cartella si rompe.
Company brain con Claude Code: perché noi non lo venderemmo a un cliente
Claude Code è uno strumento straordinario. Lo usiamo per scrivere il software, compreso Vidimo. Ma presuppone tre cose che in una PMI non ci sono: un terminale, una persona che sa cosa sta facendo e una cartella dove tutto è visibile a tutti.
Quando ci siamo seduti a progettare il prodotto, la prima decisione è stata proprio questa: il motore non sarà Claude Code, e nemmeno un agente che lavora in autonomia sui file. Vidimo è un’applicazione web, con un database vero, utenti con le loro credenziali e un registro di tutto quello che succede. Il modello di intelligenza artificiale c’è, ma fa una parte del lavoro. Non tutta.
La differenza più grande però non è tecnica. Sta in una parola.
Vidimare: nulla diventa regola senza una persona
Vidimare significa mettere il visto su un documento. È il gesto che dà il nome al prodotto, ed è la cosa che un agente lasciato libero sulla cartella non può darti.
In un company brain fai-da-te l’agente legge tutto e tutto ha lo stesso peso. La bozza dell’offerta mai inviata, il listino del 2023 e la procedura approvata dalla qualità rispondono con la stessa voce sicura. Se poi l’agente aggiorna la wiki da solo, un suo errore di interpretazione diventa il nuovo riferimento per tutti.
In Vidimo un documento diventa conoscenza curata solo quando una persona, il curatore, lo ha guardato e approvato. Tutto il resto resta consultabile, ma con un’etichetta che non si può ignorare.
Le due corsie: ogni risposta ti dice quanto fidarti
Qui sta il cuore del sistema. Vidimo tiene separate due corsie, e non le mescola mai quando passa il materiale al modello AI.
La corsia A è la conoscenza curata. Le risposte che si appoggiano lì parlano come una regola aziendale, e ogni frase porta accanto una riga arancione e il numero della sua fonte. Sotto c’è il documento, chi l’ha approvato e quando andrà ricontrollato.
La corsia B è l’archivio operativo: bozze, offerte, email. Non lo buttiamo via, perché spesso la risposta sta proprio lì. Ma la frase cambia tono e porta la scritta «non verificato» dentro la frase, non in una nota che nessuno legge.
C’è una regola che usiamo nel collaudo del prodotto, e non la trattiamo come un dettaglio di qualità: una risposta in tono di regola costruita su materiale non approvato è un difetto grave del motore. Il valore accettabile è zero.
Il cancello del curatore non ferma il lavoro
La prima versione del progetto diceva: nessun documento è consultabile finché il curatore non lo approva. Sulla carta era pulitissima. In pratica, il giorno dell’installazione l’azienda avrebbe avuto un sistema vuoto per settimane.
Così abbiamo cambiato strada. Oggi un documento ordinario entra subito in corsia B e risponde da subito, marcato «non verificato». Nello stesso momento compare nella coda del curatore. Ci sono però cinque casi in cui Vidimo lo trattiene e non lo fa rispondere a nessuno finché una persona non decide.
Nella coda l’intelligenza artificiale fa il lavoro noioso: un riassunto di tre righe, una proposta di categoria, l’avviso se nel testo ci sono dati personali. La decisione resta al curatore. In cima ci sono i documenti che qualcuno sta già cercando, perché sono quelli su cui una persona aspetta una risposta.
Quanto lavoro è? Le sorgenti sono cartelle scelte con il cliente, non l’intero server. A regime parliamo di qualche decina di documenti al mese. Chi approva sceglie anche quando ricontrollare il documento, dopo 6, 12, 24 o 36 mesi. Alla scadenza Vidimo lo ricorda, e il listino vecchio non continua a rispondere in silenzio.
Chi vede cosa: il filtro scatta prima che l’AI legga
Con una cartella e un agente hai due possibilità: l’AI legge tutto, oppure crei tante cartelle e tanti agenti quanti sono i reparti. La prima è un problema di privacy, la seconda è un arcipelago che nessuno riesce a mantenere.
Vidimo separa due cose che i sistemi a «profili» tengono insieme. Il ruolo dice che cosa puoi fare: leggere, proporre un documento, approvare, amministrare. L’ambito di riservatezza dice su quali documenti, ed è un’etichetta del documento, non della persona.
Il punto decisivo è dove si applica il filtro. In Vidimo sta dentro la ricerca nel database, prima che il modello riceva qualunque cosa. Se il tecnico chiede delle buste paga, il modello non le ha mai lette: non deve «ricordarsi» di non dirle. Nascondere dopo, nella pagina, non servirebbe a niente.
Il modello AI scrive, Vidimo controlla
Abbiamo scritto un documento interno che segue una sola domanda, dalla casella di testo dove inserire la domanda fino alla risposta.
Il modello non tocca mai il database e non decide mai che cosa una persona può vedere. Per questo si può anche cambiare: oggi la nostra installazione usa un modello in cloud, ma il sistema è pensato per lavorare anche con un modello che gira su un server in azienda, per chi non vuole che i documenti escano.
Il curatore, poi, può aprire il pannello «Come è nata questa risposta». Vede quali brani sono stati trovati, con quale punteggio, quali ha usato il modello e se ha consultato un foglio di calcolo. Un company brain fatto con un agente da terminale questa trasparenza non te la dà, a meno di leggere i log.
Che cosa Vidimo non fa, apposta
Alcune cose che un agente autonomo fa volentieri, in Vidimo sono vietate per progetto. Non sono funzioni che mancano. Sono scelte.
- Non modifica i tuoi documenti. Tutti i collegamenti a cartelle e caselle di posta sono in sola lettura, senza eccezioni.
- Non cancella conoscenza da solo. Se un file sparisce o cambia, nasce una segnalazione per il curatore, con il confronto fra le due versioni.
- Non pubblica niente verso l’esterno. Prepara bozze, ma l’ultimo gesto lo fa sempre una persona.
- Non dà al modello una casella di testo con permessi di scrittura. Le domande sono in sola lettura.
Dietro queste regole ci sono oltre 1.300 test automatici che girano a ogni modifica del codice. Per una PMI questo vuol dire una cosa sola: il comportamento di oggi è lo stesso di domani.
Quando basta davvero un company brain con Claude Code
Non vogliamo vendere Vidimo a chi non ne ha bisogno. Se sei un professionista che lavora da solo, o uno studio di due o tre persone che si fidano l’una dell’altra e vedono gli stessi documenti, una cartella ben tenuta e un agente come Claude Code sono un’ottima soluzione. Noi la usiamo così.
Il confine arriva quando succede almeno una di queste cose:
- più persone fanno domande e non tutte devono vedere tutto;
- conta sapere se una risposta viene da un documento approvato o da una bozza;
- i documenti cambiano spesso, e una versione vecchia non deve continuare a rispondere;
- devi poter dimostrare chi ha chiesto cosa, e su quale fonte si basava la risposta.
Se ti ritrovi in uno di questi punti, la cartella non basta più. Non perché l’AI sia scarsa, ma perché manca tutto quello che le sta intorno.
Domande frequenti
Vidimo usa Claude o ChatGPT?
Vidimo non dipende da un modello preciso. Il modello scrive le risposte, ma ricerca, permessi e controlli sono nel codice di Vidimo. Questo permette di cambiare fornitore, o di usare un modello installato in azienda, senza rifare il sistema.
Devo convertire i documenti in Markdown?
No. Vidimo legge le cartelle che già usate (PDF, Word, fogli di calcolo) e le caselle di posta che scegliete. I file restano dove sono, e Vidimo non li modifica.
Quanto tempo serve al curatore?
All’avviamento la coda è piena e conviene dedicarle qualche ora. Poi si parla di qualche decina di documenti al mese, con quelli più cercati sempre in cima. Se preferite, la curatela la facciamo noi.
Vuoi vedere Vidimo sui tuoi documenti?
Il modo migliore per capire se fa per te è vederlo lavorare su un caso come il tuo. Trovi la scheda completa nella pagina del software di gestione della conoscenza aziendale Vidimo. Oppure scrivici: ci racconti dove sta oggi la conoscenza della tua azienda e ti diciamo con franchezza se ti serve Vidimo o se ti basta una cartella ben fatta.
