Caso reale
Gestionale di fatturazione per studi tecnici: dall’attività all’incasso
Un unico archivio al posto dei fogli di calcolo: anagrafiche, incarichi, rate, avvisi di fattura, fatture e file XML per lo SdI, con la data di incasso che chiude il ciclo. Costruito per uno studio tecnico che oggi ci lavora ogni giorno.
Il progetto in 50 secondi
Il punto di partenza
Quando la contabilità vive dentro fogli di calcolo
Un foglio per le attività, uno per gli acconti, un terzo per i pagamenti ricevuti, e in mezzo formule scritte anni prima da qualcuno che nel frattempo non c’è più. Finché i conti tornano nessuno le guarda. Il problema arriva il giorno in cui non tornano — e ricostruire dove si è rotta la catena porta via un pomeriggio intero. Una riga trascinata male, un riferimento spostato, un totale che non comprende l’ultima rata: errori silenziosi, che in contabilità pesano. Era anche il punto di partenza dello studio tecnico per cui abbiamo costruito questo gestionale.
Fatturazioni chiude quell’epoca. Un unico archivio in cui cliente, incarico, rate, avvisi e fatture non sono tabelle separate da tenere allineate a mano, ma lo stesso dato visto da angolazioni diverse. Nessuna formula da controllare: gli importi si calcolano da soli e restano coerenti.
La dashboard: fatture del mese, fatturato dell’anno, incassi ancora aperti e clienti principali, sempre aggiornati.
La scheda cliente: dati amministrativi, fatturazione elettronica e controllo di validità su partita IVA e codice fiscale.
Come è fatto dentro
L’anagrafica decide, tutto il resto ne discende
Compilare bene la scheda di un cliente una volta sola significa non pensarci più. La tipologia — società, privato o ente pubblico — determina il tracciato con cui la fattura elettronica verrà accettata dall’Agenzia delle Entrate. Il tipo di pagamento decide quali coordinate bancarie proporre: se è il cliente a versare serve il nostro IBAN, se siamo noi a incassare con RiBa servono le sue. Il codice IVA scende da solo su avvisi e fatture, dove resta comunque correggibile per il singolo documento. È qui che si vede la differenza con un foglio di calcolo: i campi non sono caselle affiancate, sono legati fra loro.
Il flusso di lavoro
Dall’incarico alla fattura elettronica, un anello alla volta
La catena segue il modo naturale di lavorare: si registra il cliente, gli si associa l’incarico con i suoi dettagli, si decide in quante rate incassarlo, e mentre il lavoro procede si emette l’avviso di fattura, poi la fattura, infine il file XML per lo SdI. Ogni passaggio si appoggia al precedente ed eredita i suoi dati, senza reinserirli.
Le rate devono chiudere esattamente l’importo del dettaglio: finché resta un residuo da schedulare il programma lo segnala e non lascia proseguire. Le spese sostenute per conto del cliente — bolli, diritti, trasferte — si annotano quando si affrontano e ricompaiono da sole al momento di fatturare, esposte fuori dall’imponibile come vuole la norma. E una scadenza già confluita in un avviso si blocca: a valle non la cambia più nessuno per distrazione.
La maschera centrale: l’attività scelta, gli avvisi già emessi con il loro stato e il modulo per il nuovo documento.
La fattura prodotta dal programma: importi, ritenuta e spese escluse art. 15 già calcolati.
Cosa cambia
La fattura elettronica senza passaggi a mano
Dalla fattura il gestionale genera il file XML per il Sistema di Interscambio, lo si scarica e se ne registra l’esito. Niente importi ricopiati su un portale esterno, nessun tracciato da comporre a mano — e nessuna delle disattenzioni che nascono proprio lì, nel travaso da uno strumento all’altro.
Attorno al ciclo di fatturazione ci sono le funzioni che tengono in ordine uno studio che cresce: i cantieri con i verbali di sicurezza collegati alle attività, il modulo dei consulenti esterni con gli importi a carico dello studio o del cliente, i permessi per ruolo e per singolo utente, l’audit di ogni operazione. Il giorno in cui un numero viene messo in discussione, si sa chi l’ha inserito e quando.
Facciamo il primo passo
Come fattura oggi il tuo studio?
Raccontaci come nascono oggi i tuoi avvisi di fattura e dove si perde tempo. In una chiamata gratuita guardiamo il tuo ciclo — dall’incarico all’incasso — e capiamo se un gestionale cucito sul tuo lavoro ha senso, oppure no.